Die Aufgabe des Qualitätsmanagementbeauftragten besteht darin, Projekte zu definieren und Qualitätszirkel zu initiieren. Gute Moderations- und Managementfähigkeiten sind gefragt, wenn er die Resultate bewertet, positive Ergebnisse würdigt und alle Aktivitäten koordiniert.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• Zweck, Formen und Aufgabenstellungen von Qualitätszirkeln,
• Aufbauorganisation, Bildung und Arbeitsweise von Qualitätszirkeln,
• Aufgaben des Moderators sowie Moderationstechniken.

Qualitätszirkel

Zweck und Formen von Qualitätszirkeln

Qualitätszirkel sind Arbeitsgruppen, die zur Lösung konkreter und sachbezogener Probleme geschaffen werden. Auf diesem Wege nutzt das Unternehmen die Kreativität seiner Mitarbeiter, insbesondere der Mitarbeiter, die unmittelbar ausführen und durch den vorgegebenen Ablauf von Prozessen betroffen sind. Daraus leitet sich aber bereits ein zweiter Effekt ab: Mitarbeiter, die einen Prozessablauf selbst mitgestaltet und festgelegt haben, setzten sich für dessen Einhaltung mit persönlichem Engagement ein oder haben zumindest Einsicht in dessen Notwendigkeit gewonnen. Durch die Mitarbeit in Qualitätszirkeln wird die Motivation gestärkt. Qualitätszirkel können im Unternehmen eine wichtige Quelle für eine allgemeine und umfassende Entwicklung des Qualitätsbewusstseins in der Belegschaft darstellen.

Zink [2] unterscheidet drei Formen von Qualitätszirkeln, zwischen denen selbstverständlich Übergänge denkbar sind:

• Teilautonome Problemlösungsgruppen mit vorzugsweise freier Themenwahl und Freiwilligkeit der Teilnehmer

• Teilstrukturierte Problemlösungsgruppen als spezielle Form der traditionellen Projektgruppen mit bereichsübergreifender Struktur und vorgegebener Thematik

• Lerngruppen, bei denen Wissenserwerb und Problemlösung im Lernprozess miteinander verbunden sind

Die Anforderungen des Qualitätsmanagements werden Elemente aller drei Formen bedingen.

Aufgabenstellungen für Qualitätszirkel

Selbst gewählte Problemstellungen

Gemäß dem Prinzip der Freiwilligkeit zur Teilnahme sollte einem Qualitätszirkel auch ein genügender Freiraum in der Wahl des zu bearbeitenden Problems gewährt werden. Die Ausführenden von Fertigungs- und Managementprozessen erkennen zuerst und am deutlichsten Schwachstellen und Mängel in den Abläufen. Aus diesem Grunde sollten auch die Problembereiche grundsätzlich nur wenig eingeschränkt werden. Auszuschließen sind Probleme, die über die Kompetenz des Zirkels hinausgehen und für die das Expertenwissen im Zirkel nicht vorhanden sein kann, zum Beispiel Entlohnungsfragen. Auszuschließen sind auch Problemstellungen in vor- oder nachgelagerten Bereichen. Dieser Ausschluss bedeutet nicht, dass auch solche Probleme nachdrücklich zur Sprache gebracht und durch den Moderator an die verantwortlichen Leiter herangetragen werden.

Bungard [3] sieht folgende Problemfelder, die für eine Zirkelarbeit besonders geeignet sind: Produktqualität, Arbeitssicherheit, Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsabläufe, Arbeitsvorrichtungen, Zusammenarbeit mit Vorgesetzten.

Vorgegebene Problemstellungen

Qualitätszirkel sind ein geeignetes Instrument zur Realisierung von Maßnahmen, um vorgegebene Qualitätsziele zu erreichen. Ausgehend von den globalen wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens werden Qualitätsziele für die Bereiche formuliert. Diese bedürfen einer Untersetzung für die nachgeordneten Struktureinheiten. Aufgaben des Qualitätszirkels sind dann die Präzisierung der Qualitätsziele für die relevante Struktureinheit Bereich, Abteilung, Gruppe, die Ausarbeitung von Lösungswegen und gegebenenfalls auch die Umsetzung der Lösungen. Bei dieser Verfahrensweise können für viele Probleme Qualitätszirkel wirksam werden, die sich auf die Struktureinheit beschränken. Bei bereichsübergreifenden Problemstellungen zum Beispiel phasenübergreifende Anforderungen: zum Beispiel an der Schnittstelle zwischen Entwicklung und Produktion muss auch die Zusammensetzung des Qualitätszirkels entsprechend der Problemstellung erfolgen und die Mitarbeiter müssen hierzu berufen werden.

Aufbauorganisation von Qualitätszirkeln

Die gesamte Zirkelarbeit sollte von einer Steuergruppe geleitet werden. In kleineren und mittleren Unternehmen sollte der Qualitätsbeirat diese Aufgabe übernehmen. In diesem Fall beschränken sich die Aufgaben der Steuergruppe auf

• die Präzisierung und Vorgabe von Qualitätszielen,

• die Einbindung in weitere laufende Programme,

• die Abnahme und Bewertung von Ergebnissen der Qualitätszirkel,

• die öffentliche Anerkennung von Leistungen.

Für das eigentliche Programm-Management ist ein Koordinator verantwortlich. In kleineren Unternehmen wird der QMB diese Aufgabe übernehmen müssen. Es ergibt sich folgender Umfang an Aufgaben:

• Anregung zur Bildung von Qualitätszirkeln und Auswahl geeigneter Moderatoren, gegebenenfalls externer Berater

• Ausbildung der Moderatoren und Unterstützung der Moderatoren bei der Schulung der Zirkelmitglieder, gegebenenfalls unter Einbezug externer Berater

• Unterstützung der Moderatoren bei der Auswahl geeigneter Zirkelmitarbeiter und beim Anlauf der Zirkelarbeit

• Organisierung des Erfahrungsaustauschs und erforderlicher Abstimmungen zwischen den Qualitätszirkeln

• Programmplanung

• Veranlassen von Maßnahmen zur Realisierung und Umsetzung von Lösungsvorschlägen einschließlich der Bereitstellung erforderlicher finanzieller Mittel, soweit sie den Rahmen der Struktureinheit überschreiten

• Regelung der Anerkennung von Leistungen, zum Beispiel durch Einbezug in das betriebliche Vorschlagswesen

• Information der obersten Leitung, Dokumentation und Veröffentlichung von Ergebnissen

Die Verantwortung für die Tätigkeit eines Qualitätszirkels sollte aber bei dem zuständigen Leiter im Linienmanagement verbleiben, in dessen Struktureinheit der Zirkel wirkt.

Moderator

Der Qualitätszirkel wird von einem Moderator geführt nicht geleitet!. Wenn der Zirkel im Regelfall in einer Struktureinheit des Unternehmens wirkt, so sollte auch der Vorgesetzte dieser Struktureinheit Meister, Gruppenleiter, Abteilungsleiter, Bereichsleiter die Moderation übernehmen. Er bedarf einer Schulung und Anleitung. Der Moderator arbeitet in allen Phasen der Problembearbeitung eng mit dem Koordinator zusammen.

Problemlösungsgruppe

Die Problemlösungsgruppe besteht aus einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern aus dem Arbeitsbereich. Bewährt hat sich ein Umfang von fünf bis zehn Teilnehmern. Die Teilnahme am Qualitätszirkel ist im Regelfall freiwillig. Zirkelsitzungen sollten regelmäßig, alle zwei bis vier Wochen mit einer Dauer von ein bis zwei Stunden während der Arbeitszeit stattfinden. Die Auswahl der zu bearbeitenden Probleme sollte weitestgehend dem Team überlassen bleiben, wobei aber der Moderator Vorschläge einbringen sollte, insbesondere dann, wenn der Struktureinheit Qualitätsziele vorgegeben wurden.

Ausbildung von Moderatoren und Schulung der Mitglieder

Ausbildung von Moderatoren

Wenn wir von der Prämisse ausgehen, dass die Moderatoren überwiegend durch die Leiter im Linienmanagement gestellt werden, kann die fachspezifische Kompetenz vorausgesetzt werden. Die Moderation einer Problemlösungsgruppe erfordert darüber hinaus pädagogische Fähigkeiten und spezifische Kenntnisse zur Moderationstechnik. Moderatoren können extern ausgebildet werden. Der Vorzug einer solchen Maßnahme besteht darin, dass die Fähigkeiten der Kursteilnehmer durch umfangreiche Rollenspiele gefördert werden. In einem kleineren Unternehmen wird man vom Koordinator QMB eine diesbezügliche Anleitung erwarten.

Problemlösungsgruppen auf dem Gebiet des Qualitätswesens wenden spezielle Methoden und Techniken an. Der Moderator muss die Techniken, die er anwenden sollte, beherrschen. Deshalb muss er geschult und angeleitet werden.

Der Einbezug externer Berater kann bei der erstmaligen Einführung von Qualitätszirkeln im Unternehmen sinnvoll sein.

Schulung des Teams

Die Information und Weiterbildung der Zirkelmitglieder ist in einigen Arbeitsschritten bei der Problembearbeitung integriert: die exakte Darstellung des Problems; die Einordnung des Problems in übergeordnete Zusammenhänge; die Darlegung bestehender Lösungen usw. Bezüglich der anzuwendenden Methoden und Techniken werden den Teilnehmern aber neue Kenntnisse und Fähigkeiten erschlossen. Das kann so weit gehen, dass der Schwerpunkt der Arbeit die Weiterbildung ist und das betriebliche Problem nur als Anwendungsbeispiel bearbeitet wird Lerngruppe. Eine solche Verfahrensweise ist bezüglich der QFD im Bereich Entwicklung oder der FTA und FMEA denkbar.

Bildung und Arbeitsweise von Qualitätszirkeln

Bildung eines Qualitätszirkels

Motivierung

Das Einführungskonzept für einen Qualitätszirkel beginnt mit der Motivierung der Mitarbeiter. Wichtige Argumente dabei sind: