Wie Kennzahlen belegen, führen eingereichte Verbesserungsvorschläge zu Leistungs- und Produktivitätssteigerungen im Unternehmen. Voraussetzung ist ein funktionierendes Ideenmanagement. Es trägt als Teilsystem aktiv zur Umsetzung und langfristigen Sicherung eines Total Quality Managements (TQM) bei.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• was man unter Ideenmanagement versteht,
• wie man eine Ideen-Datenbank aufbaut,
• wie sich die Organisation des Ideenmanagements im Unternehmen gestaltet.

Verbesserungsvorschlag und Ideenfindung Begriffsbestimmung

Mit Ideenmanagement bezeichnet man Regelungen und Systeme für das Management von Ideen und Verbesserungsvorschlägen von Mitarbeitern. Verbesserungsvorschläge, die gemäß diesen Regeln gemanagt werden, sollen bestimmte Merkmale erfüllen und Anregungen in Form von Zielaspekten aufweisen. Unter dem Gesichtspunkt von Merkmalen ist ein Verbesserungsvorschlag

• eine freiwillig erbrachte Zusatzleistung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters schriftlich eingereicht oder mündlich vorgetragen , die über den Rahmen übertragender Arbeitsaufgaben hinausgeht Abb. 1 und nach erfolgter Realisierung Anspruch Prämie hat,

• eine nicht schutzfähige Erfindung gemäß § 2 des Arbeitnehmererfindungsgesetzes vom 25. Juli 1957 was nicht heißen soll, dass aus geeigneten Verbesserungsvorschlägen nicht auch Gebrauchsmuster oder Patente entstehen können,

• eine eigenständige »Idee« zu einem selbst erkannten Problem mit dem dazugehörigen Lösungsweg, das heißt mindestens ein konkretes Lösungsangebot für ein betriebliches Problem,

• eine zeitgerechte Änderung oder Neuerung von einem

Zielaspekte sind alle konstruktiven Anregungen in Verbindung mit den erwähnten Merkmalen, die den Geschäftsprozess materiell oder immateriell positiv beeinflussen, wie zum Beispiel:

• die Arbeitsmethoden und Arbeitsverfahren vereinfachen, erleichtern und sicherer machen,

• auf die Qualitätserwartungen des Kunden zum Beispiel Zuverlässigkeit, Lebensdauer an Produkte und Dienstleistungen eingehen, Fehler und Ausschuss verringern,

• die Herstellungskosten durch Material-, Energie-, Gesundheits-, Umwelt- und Verbraucherschutz erhöhen,

• in den Bereichen Einkauf, Lagerhaltung, Vertrieb, Betriebs- und Büroorganisation und Logistik zu Effektivitätssteigerungen beitragen.

Die im Verbesserungsvorschlag enthaltene Maßnahme kann im Betrieb anderweitig bekannt sein oder bereits an anderer Stelle angewendet werden; sie muss jedoch für den vorgesehenen Anwendungszweck oder Einsatzort neu sein und außerhalb der eigenen Arbeitsaufgabe beziehungsweise des eigenen Arbeitsbereiches liegen. Letztere Voraussetzung tritt selten ein, würde dann allerdings voll prämiert werden. In den meisten Fällen kommt es zu den unterschiedlichsten Überlappungen zwischen der Arbeitsaufgabe und einem Verbesserungsvorschlag. Am Beispiel in Abb. 1 beträgt die Überlappung der Zusatzleistung Verbesserungsvorschlag mit der Arbeitsaufgabe 30 Prozent, die von der fällig werdenden Prämie abzuziehen sind.

Abgrenzung des Verbesserungsvorschlages von sonstigen Hinweisen

Hinweise auf bestehende Schwierigkeiten und Fehlerquellen sowie negative Kritik ohne Vorschläge zu deren Behebung sind keine Verbesserungsvorschläge im Sinne des Betrieblichen Vorschlagswesens, wie es im Betriebsverfassungsgesetz verstanden wird.

Ausgeschlossen sind darüber hinaus Vorschläge

• zu Fragen der allgemeinen Geschäftspolitik inklusive Modellpolitik und ähnlichen Themen,

• zu Fragen der allgemeinen Betriebsarbeit,

• zu Themen, die mit einer Planung Nachweis erforderlich übereinstimmen oder Bestandteil der Planung sind.

Weiterhin ausgeschlossen sind Verbesserungen und Rationalisierungen, die im Rahmen der übertragenen Arbeitsaufgabe auf Anforderung des Arbeitgebers während der tariflichen Arbeitszeit, gegebenenfalls auch in Überstunden, erarbeitet werden. Dazu zählen beispielsweise Ergebnisse von Wertanalyse-Teams, Qualitätszirkeln sowie technische, organisatorische und/oder ergonomische Gestaltungsmaßnahmen aller Art.

Viele Unternehmen gehen dennoch dazu über, ihr Ideen-Managementsystem auch für das Management solcher Ideen, Hinweise, Anregungen und Problemlösungen zu verwenden, die nicht unter das Betriebsverfassungsgesetz fallen. Die Gleichbehandlung im Hinblick auf Prozeduren für das systematische Bearbeiten, Entscheiden und Umsetzen bedeutet allerdings nicht, dass diese Änderungen auch prämiert werden.

Aufbau einer Ideen-Datenbank

Im Sinne der Standardisierung kann der Aufbau einer Ideen-Datenbank sinnvoll sein, wie die Beschreibung von Aufbau und Handhabung beweist [12]. Dabei hat jeder Betrieb, der über eine Ideen-Datenbank verfügt, Vorteile durch das verfügbare Ideen-Material. Ein weitergehendes Ideen-Verwertungs-System, das auch in überbetrieblicher Kooperation genutzt werden kann, ist von Souder entwickelt worden [1]. Das System gliedert sich in die Stufen:

• Aufbau einer Ideen-Datenbank,

• Aufbau einer Problem-Datenbank,

• Einrichtung einer Ideen-Vermittlungsstelle,

• Bildung eines Ideen-Verarbeitungs-Teams.

Vielfach mangelt es Mitarbeitern an geeigneten Themen für Verbesserungsvorschläge. In einer Ideen-Datenbank sind Anregungen für Verbesserungsmöglichkeiten in Leitfragen zu folgenden Themengruppen [10] zusammengestellt:

• Arbeitsplatz und Arbeitsablauf,

• Werkstoffe,

• Betriebsmittel,

• Verpackung, Lagerung, Transport,

• Unfall- und Gesundheitsschutz,

• Energie,

• Verwaltung und Organisation.

Sinnvoll wäre, solche Leitfragen betriebsspezifisch zu entwickeln zum Beispiel vom Ideen-Koordinator und den Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Voraussetzungen

Ideen der Mitarbeiter sind ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsfaktor. Dabei zählt das traditionelle deutsche Vorschlagswesen vorrangig auf Verbesserungsvorschläge mit hohen Einsparungseffekten. Die japanische Industrie setzt dagegen auf die kleinen und kleinsten Ideen aus dem eigenen Arbeitsumfeld ihrer Mitarbeiter Kaizen Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, die in ihrer Summe das Unternehmen schrittweise verbessern siehe Abb. 2. Dieser »Kontinuierliche Verbesserungsprozess« wird zunehmend auch in der deutschen Industrie praktiziert; er erfordert allerdings andere Bewertungsmaßstäbe und Honorierung als das »klassische« Betriebliche Vorschlagswesen [12].

Alle Veränderungsprozesse dieser Art setzen die volle Unterstützung der Geschäftsleitung voraus. Darüber hinaus ist als weitere Voraussetzung eine angepasste Organisation erforderlich. Neben einer zentralen Organisation für Verbesserungsvorschläge im Sinne des Betrieblichen Vorschlagswesens können Vorschläge aus dem eigenen Arbeitsumfeld dezentral bearbeitet werden. Insbesondere bei kontinuierlichen Verbesserungsvorschlägen können die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezogen werden, das heißt in die Entscheidung, ob ein Verbesserungsvorschlag realisiert werden soll oder nicht. Das bedeutet auch schnelles Realisieren und Prämieren beziehungsweise sofortige Bekanntgabe der Ablehnungsgründe.

Die dezentrale Behandlung von Verbesserungsvorschlägen wurde unter dem Einfluß der Kaizen-Philosophie von vielen Unternehmen auch für Vorschläge im Rahmen des Betrieblichen Vorschlagswesen übernommen [6]. In diesem so genannten »Vorgesetztenmodell« werden die Bearbeitungszeiten von Verbesserungsvorschlägen durch Vor-Ort-Entscheidungen unter Einbeziehung des Einreichers verkürzt. Als Vorteile dieses Beurteilungsprocederes erweisen sich der Rückgang von Reklamationen seitens der Einreicher, die schnellere Beurteilung von Verbesserungsvorschlägen und das Finden alternativer Lösungswege vor Ort. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstand kennen. Entsprechende Grundlagen sind in einer »Fallstudie über das Vorgesetztenmodell im Rahmen des Betrieblichen Vorschlagswesens in einem Großunternehmen« beschrieben [16].